Kohandamine kui võimalus tarkvara juurutamisele kaasa aidata

Suur osa suurettevõtte ressursside planeerimise süsteemi kohandatud funktsioonidest jääb vahetult pärast juurutamist kasutuseta. Selle asemel, et teha kohandusi seni puudu olnud oluliste funktsioonide lisamiseks, kasutatakse kohandamist sageli vanalt süsteemilt uuele ülemineku lihtsustamiseks. See on organisatsioonile kallis ja paneb juba esimestest hetkedest surve alla investeeringu tasuvusele. Kas oleks aeg oma põhimõtted üle vaadata?

Inimloomus ei salli muutusi. See selgitab mõnes mõttes, miks on näiteks ühinemised ja ümberkorraldused nii vaevarikkad. Ka uue tarkvara kasutuselevõtt tekitab trotsi. Ilmselt olete isegi kolleegidelt kuulnud: „Jah, aga meie praegune süsteem…“, „Aga me oleme harjunud…“ või „Me oleme seda alati nii teinud.“

Mõnikord võib lõppkasutaja olla väga konkreetne ja öelda otse välja, et ei kavatse uut süsteemi kasutama hakata. Enamasti on aga vastalisus peidetum, tuues siiski kaasa kulukaid ja pikaajalisi tagajärgi. Siis sõltub juhtkonna initsiatiivist, kuidas asi käima lükata, kuid paraku ei pruugi see ikkagi alati õnnestuda. Lõppude lõpuks (väär)kasutatakse kohandamist sageli selleks, et kasutajatele vastu tulla. Uus süsteem tehakse võimalikult vana sarnane, aga kas siis toona ei pidanud kasutajad selle süsteemiga harjuma? Tulemus on umbes sama, kui ostaksite  uue kalli auto ja tõstaksite sellesse ümber vana auto mootori – ikka ei saa sõita kiiremini kui 70 km/h.

Kui lõppkasutajad on uue süsteemiga harjunud, kaotab kohandamine sageli igasuguse mõtte. Sellegipoolest makstakse hoolduse eest sageli veel aastaid. Ja kui jõutakse uuele versioonile täieliku üleminekuni, siis hakkavad kohandused probleeme tekitama. Lisaks ebamugavusele on see ka otsene oht projekti õnnestumisele.

Tähtis on kogu tiimi kaasamine kohe algusest peale. Esmalt tuleb selgitada, miks uut lahendust üldse tarvis on, innustada inimesi olema muutustele avatud ja meelitada nad mõtlema sellele, kuidas äriprotsesse uuendada ja endale paremaks muuta.

Majandustarkvara kohandamise võib üldiselt jagada kaheks. Puuduvad funktsioonid, mis on organisatsioonile väga vajalikud ja mille lisamisse tasub seepärast kindlasti investeerida. Ja funktsioonid, mille ainus eesmärk on üleminekut lihtsustada. Kui viimasel hoolega silma peal hoida, siis saab sellest uue süsteemi esimene edufaktor.