Teekond õnnestunud projektini – nii püsite eelarves
Paljud organisatsioonid näevad endiselt äritarkvara projektide või digipöörde ühe suurema ohukohana eelarve ja ajaplaani ületamist. Huvitav ja oluline on teada, kuidas eelarves püsida. Artiklis tuleb juttu eelarve ületamise sagedasematest põhjustest ja muidugi ka sellest, kuidas neid vältida.
Alustame tõele näkku vaatamisest. Suurel osal organisatsioonidest ei olegi kogemusi eduka projekti eelarvestamisega. Iseenesest on see mõistetav – lahendusi uuendatakse või vahetatakse välja ju kord 8–10 aasta jooksul. Aga seda teades omandab eelarve korralik planeerimine veelgi rohkem kaalu.
Toome välja viis levinumat lõksu, millesse eelarve koostamisel langetakse.
- Poolik eelarve
See on ilmselt kõige lihtsam põhjus, mis on teie kontrolli all. On teie enda kätes, et eelarve oleks täielik ja sel oleks piisavalt ribalaiust projekti õnnestumiseks. Tuleb tõdeda, et pahatihti alahinnatakse lõppkasutaja koolitamise ja organisatsioonis muutuste juhtimise tähtsust. Muutuste juhtimise eest on raske üle maksta!
- Nõrk ettevalmistus
Kõige olulisem osa ettevalmistustööst peab olema tehtud enne seda kui majja sisenevad konsultandid teie lemmikfirmast, kes asub rakendamisega tegelema. Eelarve juhtimise huvides on teada täpselt, mida ja kuidas tahate saavutada – ja seda juba enne kui taksomeeter käima läheb. Eelarve kontrolli all hoidmine tuleb kõne alla ainult juhul, kui organisatsioonis endas on ettevalmistustöö õigel ajal ära tehtud.
- Keerukuse alahindamine
Paljud asutused ja ettevõtted alahindavad uue äritarkvara kasutuselevõtuga kaasnevaid kasvuraskusi. Usutakse ikka veel, et see on tehniline küsimus. Julgelt eiratakse „pisiasja“, et uue lahendusega peab kogu tiim hakkama tööle, mõtlema ja tegutsema täiesti uutmoodi!
- Töömahu alahindamine
Sama lugu on töömahuga. Läbirääkimiste ajal on kõigi tähelepanu uuel projektil. Kõik on kaasatud ja põlevad entusiasmist. Miskipärast kipub aga juhtuma nii, et kohe kui uus projekt käivitub, kerkivad huviorbiiti muud prioriteedid. Uue tähtsa kliendi toomine. Ootamatute ümberkorralduste sisse viimine. Võtmeisikute haigestumine või ettevõttest lahkumine. Kui tähelepanu hajub, olete lõpuks sunnitud suurema osa tööst tarnijalt sisse ostma. Eelarve ületamine on nüüd juba loogiline tagajärg.
- Ärge tehke asja veelgi keerulisemaks
Viimane oluline eelarve lõhkiajamise põhjus on see, kui projektile üritatakse rakendamisfaasis keerulisust juurde pookida. Paljudel ei jätku iseloomu kokku lepitud funktsionaalsuse ja enne alustamist valmis mõeldud muudatuste juurde jäämiseks. Eks ikka tekib kiusatus organisatsiooni lisasoovidele järele anda. Aga palun arvestage, et nii võite eelarves ja ajakavas püsimise ning töötajate motivatsiooni hoidmise heaga ära unustada. Nii et (lisa-)keerukust tasub alati vältida. Pange kõik värsked mõtted tuleviku tarbeks ilusti kirja ja kasutage sisendina projekti teises etapis, milleni jõuate siis, kui esimesega ükskord õnnelikult valmis olete. Väga mõistlik viis keerukuse juhtimiseks ja kontrolli all hoidmiseks ning eelarve raamides püsimiseks.