Uus tarkvarasüsteem – millal teie selle edukalt käivitate?
Praegustel karmi konkurentsiga turgudel on üha sagedamini just hästitoimiv tarkvarasüsteem see, millest sõltub klientide rõõm või pahameel. Kasum või kahjum. Ja kokkuvõttes õnnestumine või läbikukkumine. Juurutamise ajal on üleminek vanalt usaldusväärselt süsteemilt uuele majandustarkvara kriitilise tähtsusega etapp. Praktikas saab see osa kogu ettevõtmisest paraku mõnikord liiga vähe tähelepanu. Ütlematagi on selge, et järgneda võib kurbmäng.
Tavaliselt pannakse „juhtmelõikamise“ päev paika protsessi alguses. Tihtipeale ammu enne juurutamist. Või lausa enne seda, kui oleks välja valitud lahendus ja rakendamise eest vastutav partner. Aga kuidas on võimalik nii varakult teada, et organisatsioon on valmis? Ja et kui palju võtab aega välja valitud lahenduse ettevalmistamine? Ei ole harv, et asi taandub juhatajate egodele. Lõppude lõpuks ei taha keegi, kes on kindla üleminekukuupäeva paika pannud, hakata silmi peitma, sest tähtaega ei suudeta täita. Aga mis on selles olukorras tegelikult tähtis?
Hiljuti jõudis uudistesse suur tervisekindlustust pakkuv ettevõte. Oli soetatud uus tarkvarasüsteem ja sellest sai alguse terve rida probleeme. Vahetu mõju kindlustatutele oli see, et väljamaksed hilinesid. Müügiargumendiks olnud viie tööpäeva pikkusest perioodist sai kolm kuud! Sellega olid nad nüüd iseendale jalga tulistanud. Kliendirahulolust ei maksa rääkima hakatagi. Aasta lõpu seisuga oli ettevõttel hulganisti tühistatud poliise pettunud ja rahulolematutelt klientidelt. Lauslollus, ütlete? Tõepoolest!
Mõned punktid, mida kaaluda ülemineku edukaks käivitamiseks:
- Jagage projekti kohta infot organisatsioonisiseselt, küsige tagasisidet ja kuulake hoolega
- Küsige praegustelt klientidelt, mis muresid või kitsaskohti nad käivitamisel märkasid ja kuidas need lahendatud said
- Piirake projekti ulatust
- Jagage projekt väiksemateks osadeks
- Keskenduge funktsionaalsusele, mida praeguses süsteemis kasutate. Las uued funktsioonid lisanduda hilisemas etapis
Lühidalt: enne süsteemi käivitamist tuleb igasse võimalikku äpardusse suhtuda äärmise tõsidusega! Testige uue lahenduse kasutusoskust ja teadmisi ettevõtte sees. Eriti hoolega kontrollige muutunud äriprotsesse. Testige konverteeritud faile. Ja laske kolmandal osapoolel teha üldine riskianalüüs. Kas tundub, et leidsite nõrga koha? Siis jätkake esialgu vana süsteemiga. Te ei taha ometi last koos pesuveega välja visata?