Automatización, optimización y logística de los procesos de gestión del efectivo en el ‘retail’

Hace muchos años escuché a alguien transmitir una definición del concepto de seguridad que me pareció brillante, a la par que sencilla: «la seguridad es un estado de ánimo»; efectiva e independientemente de la cantidad y calidad de las medidas y distintos tipos de seguridades que yo pueda establecer en mi perímetro, puedo tener una sensación mayor o menor de seguridad, la cual es absolutamente subjetiva y procede del subconsciente.

Tenemos, además, la teoría del castillo o fortaleza: defender una posición en la que se puede construir una muralla o un foso y que, además, se encuentre en un punto elevado con respecto al enemigo. Si además disponemos de tiempo y recursos para establecer las medidas de defensa tiene, a priori, muchas posibilidades de éxito.

Los responsables de seguridad del Retail se encuentran con un escenario de partida tremendamente desfavorable. Tienen que proteger centenares -si no miles- de pequeños castillos deslocalizados, con personal que no está especialmente sensibilizado con las medidas de seguridad, en muchos casos; gente joven que está de paso, con plantillas con mucha rotación y compañías donde la inversión en seguridad no ha sido nunca una prioridad.

Si a estos aspectos sumamos que en el sector retail la Ley de Seguridad Privada no regula de forma obligatoria ciertas medidas de protección, como en el caso de entidades financieras, estaciones de suministro de carburantes, joyerías e incluso las -ya en desuso- oficinas de cambio de divisas, aún nos encontramos con más asuntos por resolver.

Esto deja al criterio de la empresa, por ejemplo, el nivel de seguridad de las cajas fuertes a instalar. Estaremos en el supuesto del primer párrafo: ¿Con qué nivel de seguridad me siento seguro? ¿Con una caja fuerte de nivel bancario o con una pequeña caja fuerte del tipo domiciliaria? A este punto añadimos que en el sector de la distribución de alimentación nos encontramos con un porcentaje de pagos en efectivo superiores al 60 por ciento (y a veces más).

¿Qué han hecho los responsables de seguridad de estas compañías? Pues, evidentemente, agudizar el ingenio, y muy a menudo convertirse en bomberos, apagando fuegos como forma de vida diaria; con miles de empleados y cientos o miles de tiendas que proteger, con un volumen de efectivo muy importante, con un presupuesto y márgenes de negocio que, en muchos casos, no alcanzan para poder asumir el coste que supondría contratar a una compañía de transporte de fondos.

¿Qué soluciones se están adoptando? O mejor, dicho de otra forma, ¿cuál es la tendencia en estas compañías a futuro? Como es lógico, en un sector en el que tradicionalmente las inversiones en materia de seguridad no han sido relevantes, y donde en esencia está todo por hacer, cuando se plantean soluciones, evidentemente se hace pensando en la implantación de tecnología actual.

Un primer paso para reducir el riesgo de tener una gran cantidad de efectivo en el establecimiento es intentar que no llegue, es decir, promover todo tipo de facilidades a los clientes para que adopten los nuevos sistemas de pago basados en transacciones electrónicas: pagos con el móvil a través de pasarelas o NFC, estaciones de auto escaneado y auto pago (Self Check Outs).

Una vez que ya tenemos el cash en nuestro establecimiento, debemos intentar «deshacernos· de él de la mejor manera y más eficaz. Una fórmula usada en la mayor parte de los países de nuestro entorno y que está iniciándose tímidamente en nuestro país -y parece que su crecimiento no va a para r- es el Cash Back; es decir, que cuando pagamos nuestra cuenta con tarjeta, solicitamos a la cajera que nos cobre una cantidad mayor y la diferencia nos la entrega en efectivo. Esta es la forma más barata de reducir nuestro exceso de efectivo.

Existe un interés generalizado en la búsqueda de sistemas que permitan hacer rentable y seguro el tratamiento del efectivo en los establecimientos. Considero que la solución a estas solicitudes no es la implantación de «máquinas · que cuenten las monedas y billetes, sino que se implanten soluciones apoyadas en software de gestión y automatización para que las «máquinas· sean mucho más rentables, y que en las tiendas, los empleados solamente se deban dedicar a atender a los clientes, en definitiva, a vender más.

Nuevos sistemas

Cada caso es diferente y ha de tener la posibilidad de encontrar una solución basada en su propio negocio. Apoyándonos en nuestra experiencia, podemos diferenciar varias arquitecturas:

Sistemas de cobro automático Front Office: estos sistemas son unidades recicladoras, es decir, ingresadoras/dispensadoras, y pueden ser instaladas en modo auto-pago o semi-atendido. Actualmente se está generalizando su presencia sobre todo en hostelería y farmacias, aunque sin aprovechar la parte de gestión remota y automatización de procesos y optimización de fondos de caja, conciliación bancaria y recogida de efectivo, por parte de las empresas de transporte de fondos o ingreso en bancos.

Sistemas de depósito Back Office o Smart Safes: estos sistemas están siendo ofrecidos por las compañías

de transporte de valores como medio para asegurar el efectivo, ya que la recaudación diaria se introduce en una caja fuerte inteligente y los importes son monitorizados por dicha compañía para, de este modo, realizar un plan de recogidas de efectivo más óptimo y conseguir una reducción de costes.

Maletas de transporte de efectivo con protección de tintado de billetes: ya que, en el caso de intento de apertura violenta o robo de la maleta, se dispara una tinta que mancha los billetes haciéndolos inutilizables.

Estos maletines se utilizan desde hace muchos años en todos los países de nuestro entorno europeo, sobre todo en Francia, Bélgica y en Escandinavia. En su formato de depósito (Collector), se pueden utilizar en dos modalidades: o bien como caja fuerte protegida depositando las recaudaciones parciales, o bien en un formato muy interesante mediante el que personal propio realice recogidas (siempre dentro del ámbito de los límites establecidos por la Ley de Seguridad Privada) y que se depositen en una Smart Safe de gran capacidad donde la compañía de transporte de fondos realizará una recogida única.