Pārraudzīt biznesa procesus tā, lai visi puzles gabaliņi veido nevainojamu attēlu
Mūsdienu biznesa dzinējspēks, efektivitāte un mērķtiecīga pieeja izaugsmei nav iedomājama bez trīs būtiskām sastāvdaļām – informāciju, datiem un tehnoloģijām. Ņemot vērā cik daudz nianšu ir jāpatur prātā uzņēmējam un cik tās ir nozīmīgas biznesa izaugsmei, neslēpjot zināšanas pūrā, vēlos piedāvāt apskatīt vienu no iespējām kā atvieglot ikdienas darbu un biznesa cilvēka iekšējam perfekcionismam, pārraudzīt procesus līdz pēdējam “sīkumam”. Sistēma, kas apvieno puzles gabaliņus, nav jaunums – ERP jeb uzņēmuma resursu plānošanas sistēma, kas izgudrota pirms 20 gadiem, tiek nemitīgi modernizēta un šobrīd ir sasniegusi tik plašas iespējas kā nekad. Tā dod iespēju paaugstināt biznesa procesu efektivitāti, samazināt izmaksas, optimizēt piegādes ķēdes un vēl daudz citu sastāvdaļu, bet ne pietiekami bieži par to tiek skaidrots, īpaši par procesu pirms lēmumu pieņemšanas. Pirms tiek veikts lēmums par ERP ieviešanu, ir būtiski izprast sistēmu un tās iespējas.
Perfekcionisms slēpjas detaļās un izplānotā procesu pārraudzībā
Katrs uzņēmējs zina, cik daudz tiek ieguldīts, lai klients saņemtu augstākās kvalitātes produktus un pakalpojumus. Piemēram, lai īstenotu glītu produktu iekārtošanu veikalu plauktos, aptuveni 90% no paveiktā darba ir “neredzams”. Preces ir jāpasūta, jānogādā noliktavā, ir jāveic uzskaite un rēķinu apmaksa, jāplāno loģistika uz veikaliem un tas viss vēl ir jāpārrauga, lai nevienā posmā netiek pieļautas kļūdas, kas var rezultēties zaudējumos. Bizness sastāv no daudz maziem puzles gabaliņiem un tiem ir perfekti jāsader kopā, lai nodrošinātu labāko rezultātu.
ERP nav vienkārši “kārtējā” biznesa programma, praktiski tā vispār nav programma. Pēc būtības tas nav konkrēts tehnisks risinājums, bet ideja, ka jebkuram uzņēmumam jāplāno resursi tā, lai tie nestu vislielāko pievienoto vērtību. Lai efektīvi atbalstītu uzņēmumā izvirzītos mērķus, ir radītas ERP datorprogrammas, kas ļauj darbiniekim pārraudzīt procesus un kontrolēt notiekošo vienotā sistēmā.
Grāmatvedību, resursu iepirkšanu, personāla vadību, mārketingu, pārdošanu kasē, uzskaites, loģistikas plānošanu un citus procesus ar ERP palīdzību var apvienot vienotā sistēmā, kas ir intuitīva un viegli saprotama darbiniekiem. Piemēram, neatkarīgi no tā, kādus produktus un preces uzņēmums pārdod, tie “pārvietojas” garā un sarežģītā ķēdē. Ja tiek lietots ERP, var izsekot preču maršrutam – kādi ir krājumi, pārdošanas apjomi, izmaksas u.c. parametrus un visi dati ir pieejami vienuviet, reāllaikā un neatkarīgi no tā, kur prece atrodas konkrētajā brīdī. Sistēmas priekšrocība ir tās kompleksā uzbūve, caurspīdīgums un fleksibilitāte.
ERP sistēmas sastāv no dažādām daļām, kuras var kombinēt, tādejādi ļaujot uzņēmumam izvēlēties piemērotāko risinājumu konkrētajam attīstības posmam. Ja mazākam uzņēmumam pietiek ar vienkāršāku sistēmas versiju, tad lielākam uzņēmumam būtiska būs plašāka funkcionalitāte un lielāka apjoma procesu pārraudzīšana vienkopus. Sistēmas plašas pielāgošanas un ātras modifikācijas iespējas palīdz augt dinamiskos un strauji mainīgajos uzņēmējdarbības apstākļos.
Pirms pieņem lēmumu – formulē biznesa vajadzības un analizē piedāvājumu
ERP rada apstākļus uzņēmuma darbiniekiem efektīvākai un produktīvākai darbībai. Tas samazina ekspluatācijas izmaksas, rada elastību un atvieglo attīstību. Tomēr, lai sistēma darbotos uzņēmuma labā, ir būtiski izsvērt vajadzības un iespējas.
Pirmkārt, ir jāsaprot cik plašu funkcionalitāti konkrētā sistēma piedāvā. Jebkurš uzņēmējs mērķtiecīgi vēlas attīstīties un jāpatur prātā, ka laika gaitā visdrīzāk uzņēmums paplašināsies, pieaugs prasības gan par ERP sistēmas piedāvātajām iespējām, gan augs darbinieku – sistēmas lietotāju, skaits. Pirms ERP ieviešanas, jāveic analīze – vai sistēma ļaus paplašināt darbību pārraudzības iespējas, vai varēs mainīt lietotāju skaitu un, vai piedāvājums kopumā ir skaidrs, pamatots un balstīts uzņēmēja vēlmēs.
Otrkārt, vai būs iespējams salāgot ERP sistēmu ar citiem IT risinājumiem. Gan pandēmijas ietekmē, gan darba vides tendences kopumā iezīmē attālinātā darba pieaugošo nozīmi – un, jo būtiskāk ir spēt nodrošināt efektīvu darba vidi. Nereti uzņēmumi izvēlas izmantot vairākas sistēmas ikdienas procesu pārvaldībai (mobilās aplikācijas noliktavas pārvaldībai, pārdošanas un ražošanas u.c. rīkus) vai paši programmē specifiskus risinājumus konkrētām darbībām. Jo vairāk dažādu sistēmu ir un tās tiek pārvaldītas neatkarīgi viena no otras, jo lielāku risku rada iespējamās neprecizitātes un papildu izmaksas. Ir būtiski pārliecināties vai un kā ERP var savienot ar citiem IT risinājumiem, kas ieviesti uzņēmumā līdz šim.
Treškārt, pirms izvēlas konkrēta piegādātāja ERP sistēmu, jāpārliecinās, ka piedāvātais risinājums ir draudzīgs lietotājam – vai operētājsistēma ir intuitīva un viegli saprotama, lai darbinieki to bez aizķeršanās var ātri apgūt; vai būs iespēja vadībai konfigurēt nepieciešamos parametrus sistēmā tik daudz, lai nodrošinātu plūstošu darbu ikdienā.
Ceturtkārt, izpētiet un analizējiet piedāvājumu tirgū – kāds uzņēmums piedāvā ERP ieviešanu, kādas ir atsauksmes no līdzīga izmēra uzņēmumiem, cik plaša ir piegādātāja pieredze un piedāvātās funkcionalitātes. ERP ieviešana prasa nozīmīgus ieguldījumus, kas, protams, pareizi ieviesta, radīs līdzekļu ietaupījumu ilgtermiņā ar uzviju, tāpēc šeit noteikti vietā būs teiciens – septiņas reizes nomēri, vienreiz nogriez.
Pietkārt (kas visdrīzāk ir mājasdarbs nr. 1.), lai izvairītos no neplānotām papildu izmaksām vai sistēmas ieviešanas termiņa nemitīgas pagarināšanas, ir jāveic detalizēts apkopojums par specifikācijām, kas ir būtiskas konkrētam uzņēmumam. Tas palīdzēs nodefinēt nepieciešamās sistēmas plašumu un sastāvdaļas, kas būs arī īpaši būtiski, lai sistēmas piegādātājs var precīzi noteikt vēlmes, vajadzības, potenciālās problēmas un piedāvāt konkrētību – cik ilgs laiks ir nepieciešams, lai ERP ieviestu, kāda funkcionalitāte būtu visracionālākā un kādas būs izmaksas.
ERP ir sistēma, kuru izmanto ne tikai veikalā, bet arī birojā, noliktavā un citās vietās, kur uzņēmums darbojas, turklāt efektivizējot darbību, var uzlabot pakalpojumu kvalitāti, klientu pieredzi un lojalitāti. Galvenie ERP klienti ir apģērbu, apavu, elektronikas veikali, grāmatu, pārtikas un citi veikali. Šīs biznesa vadības sistēmas ir universālas, pielāgojamas jebkurai biznesa platformai un atvieglo procesu pārvaldību, piemēram, arī, ja ir vēlme paplašināties starptautiskā vidē. Tirgū esošais ERP piedāvājums un to variācijas ir dažādas – ir gan globāli, gan lokāli uzņēmumi, kas to piedāvā, tāpēc kārtīga izpēte un savu vajadzību un mērķu formulēšana, ir paši galvenie stūrakmeņi veiksmīgai darbībai.