Ko galime pasimokyti iš Latvijos perėjimo prie euro patirčių

2014 m. sausio 1 d. kaimyninė Latvija prisijungė prie euro zonos, pakeisdama nacionalinę valiutą latą euru. Euro įvedimas Latvijoje – bendras visos valstybės projektas, apėmęs valstybines įstaigas, paslaugas teikiančias organizacijas ir pačius gyventojus.  Tam, kad perėjimo prie naujosios valiutos procesas kiekvienai prekybos įmonei vyktų kiek įmanoma efektyviau ir sklandžiau, itin svarbu buvo iš anksto įvertinti rizikas ir atsakingai pasiruošti migravimui.

Prekybos įmonių migravimo į eurą procesas Latvijoje susidarė iš dviejų pagrindinių etapų:

– kainų dviem valiutomis atvaizdavimo periodas –  likus 3 mėnesiams iki euro įvedimo visos kainos jau privalėjo būti nurodytos ir latais, ir eurais (šis reikalavimas ir toliau galioja dar pusę metų po euro įvedimo dienos);

– dviejų valiutų – lato ir euro – cirkuliavimo periodas, kuomet nuo sausio 1 iki 14 dienos imtinai Latvijoje galima buvo atsiskaitinėti tiek latais, tiek eurais.

Minimiems reikalavimams išpildyti Latvijos prekybos įmones aptarnaujantis partneris „New Vision“ vykdė pakeitimus visose prekybos įmonių IT sistemose, operuojančiose piniginiais vienetais, apdorojančiose finansinius duomenis: POS terminaluose, kasos aparatuose ir kt. Prekybos programose įdiegtos reikšmingos korekcijos tam, kad galima būtų priimti atsiskaitymus dviem valiutomis, o visi šie duomenys būtų atvaizduoti ir pirkimo kvituose.

Be to, buvo būtina užtikrinti nuolatinį prekybos įmonių IT sistemų suderinamumą su jų partnerių sistemomis. Nepriekaištingam valdymo sistemų darbui su euru nuo pat šio įvedimo dienos, būtinas kruopštus ir pakartotinis visų programinių pakeitimų testavimas, tokiu būdu pašalinti defektai ir sugebėta įvesti visus reikalingus patobulinimus iki tol, kol šie turėjo pradėti veikti.

Be programinių atnaujinimų IT sistemose, svarbu atkreipti dėmesį ir į praktinius aspektus, pavyzdžiui, fizinė grynųjų pinigų talpinimo vieta – ne visi grynųjų pinigų stalčiai (jei jie lieti iš metalo) gali būti transformuojami eurų saugojimui, nes euro banknotai ženkliai platesni už latus. Šiuo atžvilgiu „New Vision“ klientai buvo labai dėkingi, kadangi mūsų prekybinę įrangą galima buvo lanksčiai pritaikyti naujiems reikalavimams. Kai kuriems prekybininkų naudojamiems grynųjų pinigų stalčių modeliams, pavyzdžiui, Cash-bases pinigų stalčiams net nereikalingas joks adaptavimas – juose pakankamai vietos tiek euro banknotams, tiek latams.

Analizuojant pagrindines problemas, su kuriomis teko susidurti prekybininkams Latvijoje, galima tvirtai teigti, kad šios tiesiogiai susijusios su žmogiškuoju faktoriumi ir nepakankamu kasininkų apmokymu. Nemaža dalis kasininkų, tiesiog prastai susipažinę su instrukcijomis – vykdė klaidingas operacijas. Itin svarbu patiems prekybininkams tam skirti pakankamai laiko – suplanuoti papildomus resursus, skiriamus apmokymams, aprūpinant personalą aiškiomis instrukcijomis su vizualiais pavyzdžiais (screenshots). Patirtis parodė, kad prekybos įmonėse, kur mūsų specialistai surengė mokymus, tokių problemų nekilo.

„Su kai kuriais sunkumais mums teko susidurti paprasčiausiai dėl laiko trūkumo, juk išankstiniai reikalavimai buvo suformuluoti balandžio mėnesį, dar pasiruošimo etape, o galutinai patvirtinti tik birželį. Visgi apibendrinus, euro projekto įgyvendinimas praėjo sėkmingai ir be didelio streso – pagal suplanuotą scenarijų“, – reziumavo „New Vision“ Latvijos serviso vadovas Igor Komarovs.

Apibendrinant, šalies perėjimas prie euro kiekvienai įmonei vienareikšmiškai reiškia pokyčius IT sferoje, tačiau migravimas apima ir daug platesnius procesus. Savalaikiam veiklos spektro, reikalingo euro įvedimui,  įvertinimui, įmonei būtina apgalvoti savo euro įvedimo projekto galimybes, kuriame daug dėmesio būtina skirti būtent IT sistemoms ir personalo apmokymams.

Klientų atsiliepimai

„Tokių reikšmingų pokyčių metu svarbų vaidmenį vaidina partnerio patikimumas, kurio darnus komandinis darbas bei iš anksto sudėlioti veiksmai leido mums aptarnauti klientus be vėlavimų ir išvengti galimų klaidų“, – SIA „Lattelecom“ projektų vadovė Tatjana Paršenkova.

„Naktis iš gruodžio 31 d. į sausio 1 d. buvo atsakingiausias momentas siekiant, kad parduotuvės dviem valiutomis galėtų dirbti įprastu režimu. Su užduotimi partnerių komanda susitvarkė puikiai. Kaip ir su pasirengimo etapu – mūsų darbuotojams buvo aiškiai pabrėžtas išankstinio testavimo poreikis, siekiant sklandaus migravimo į eurą.
Žinoma, pajutome, jog investicijos į POS sistemų ir kitos prekybinės bei programinės įrangos atnaujinimą ženkliai palengvino perėjimo procesą – sistemos jau buvo paruoštos migravimui ir darbui keliomis valiutomis. Dėl šių faktorių perėjimas prie euro buvo palyginti nebrangus, nes nereikėjo paskutiniu momentu keisti techninės ar programinės įrangos – tereikėjo atnaujinti kai kurios programinės įrangos versijas“, – „Diāna“ (parduotuvės “top!” ir „Mājai un Dārzam”) IT vadovas Kārlis Bergmanis.

„Sudėtingas parduotuvių migravimo procesas į naująją valiutą – eurą įvykdytas sklandžiai ir be trukdžių, tad esame itin patenkinti ir džiaugiamės turėdami patikimą profesionalų partnerį“, – „Gabriēla“ SIA vadovas.

„Sudėtingas perėjimo į euro zoną projektas įgyvendintas pasiruošimo etapų, sukoordinuotų veiksmų bei ilgamečio partnerio palaikymo dėka – sistemų funkcionavimas ir efektyvus pirkėjų aptarnavimas užtikrintas visose parduotuvėse. Pasirengimo procese reikšmingą vaidmenį atliko personalo apmokymai, padėję išvengti kasininkų klaidų sudėtingu dviejų valiutų aptarnavimo laikotarpiu“, – prekybos tinklo „Mego“ IT direktorius Aleksandrs Popovs.

„Bendradarbiavimas su „New Vision“ buvo sėkmingas tiek kokybės, tiek laiko aspektais, nepaisant to, kad projektas buvo įgyvendinamas įtemptu šventinio periodo metu ir itin skubiai. Todėl labai vertiname partnerių demonstruotą palaikymą ir profesionalų komandos kompetenciją“, – SIA Latvijas Grāmata vyr. buhalterė Jolanta Zeltina.