Specialūs pritaikymai programinės įrangos diegimui palengvinti

Pastebima, kad didelė dalis visų individualių verslo valdymo sistemos pritaikymų pagal organizacijos poreikius būna nebenaudojami po sistemos įdiegimo. Specialūs pritaikymai pernelyg dažnai naudojami kaip pagalbinė priemonė palengvinanti perėjimą nuo senos prie naujos sistemos užuot sukuriant būtinas, bet ankstesnėje sistemoje neegzistavusias, funkcijas. Šis reiškinys brangiai kainuoja organizacijai ir daro neigiamą įtaką projekto investicinei grąžai. Gal laikas persvarstyti šio reiškinio principus?

Žmonės iš prigimties nemėgsta pokyčių. Tai iš dalies paaiškina kodėl tenka įdėti tiek daug pastangų atliekant įvairius reorganizavimus. Nauja programinės įrangos sistema taip pat sukelia pasipriešinimą, kuris iš darbuotojų lūpų gali skambėti panašiai kaip: „taip, bet dabartinėje mūsų sistemoje…“, „dabar mes esame įpratę prie…“ ir „taip mes darėme visada“.

Kartais galutiniai vartotojai visiškai aiškiai parodo, kad jie nesiruošia priimti naujosios sistemos. Visgi, dažniau pasipriešinimas yra subtilesnis, tačiau ateina su brangiomis ir ilgalaikėmis pasekmėmis. Būtent tada vadovybė turi imtis veiksmų, kurie, deja, ne visada priimami tinkamai. Galų gale specialūs pritaikymai dažnai būna naudojami siekiant prisitaikyti prie vartotojų taip, kad naujoji sistema būtų kuo panašesnė į senąją. Tačiau pamirštama, kad ir tuometiniai vartotojai turėjo prisitaikyti ir prie tuomet buvusios naujos sistemos. Palyginimui įsivaizduokite naują, brangų automobilį, į kurį įmontuojamas senos transporto priemonės variklis. Kad ir koks geras ir greitas galėtų būti naujasis automobilis, senas variklis neleis jam viršyti 70 km/h greičio.

Galutiniams vartotojams pripratus naudotis nauja sistema, individualūs pritaikymai greitai pasensta. Tačiau jų palaikymui skirtos lėšos ir toliau klusniai pervedinėjamos. Bėgant laikui, vėl būna keliamas klausimas dėl perėjimo į naują sistemą, o tuomet visos ankstesnės konfigūracijos tampa daugelio problemų priežastimi. Tai pasidaro ir nepatogu, ir kliudo naujo projekto sėkmei.

Norint išvengti tokių situacijų, pagrindinis iššūkis yra įtraukti visą komandą dar ankstyvame projekto etape: informuoti juos apie šio naujo sprendimo poreikį, įkvėpti būti atvirais pokyčiams ir paskatinti patiems susimąstyti apie verslo procesų modernizavimą ir tobulinimą.

Trumpai tariant, VVS individualizuotus pritaikymus galima suskirstyti į dvi grupes. Pirmoji yra funkcijos, kurių anksčiau nebuvo, bet jos yra gyvybiškai svarbios organizacijai ir todėl tikrai vertos investicijų. O antroji – funkcijos, skirtos tik palengvinti perėjimą. Jeigu atidžiai stebėsite pastarąją kategoriją, tai taps pirmąja jūsų naujos sistemos pergale!