Kada „Excel“ reikia pakeisti normalia verslo valdymo sistema

Verslo valdymo sistemos (VVS) Lietuvoje dar neretai matomos kaip kaštų, o ne pelno centras. Tačiau tinkama, įmonės poreikius atitinkanti VVS padėtų padidinti konkurencingumą, veiklos efektyvumą, o sustojus VVS, sustoja ir įmonės veikla.

Iš tokio požiūrio išplaukia tam tikros pasekmės, pavyzdžiui, išspausti iš programos, technikos visas „sultis“ ir tik jau visai ją išaugus, ieškotis naujesnės, tobulesnės.

Imkime bet kurį pradedantįjį verslą – pirmoji įmonės apskaitos, sandėlių, užsakymų ir klientų valdymo sistema greičiausiai bus universalioji „Excel“. Kas yra pakankamai logiška – verslo valdymo sistemos Lietuvoje kainuoja tiek pat, kiek ir ES, o palyginus su mūsų įmonių biudžetais, atlyginimais – proporcingai daugiau nei turtingesnėse Vakarų šalyse.

Tad, kol verslas neįsibėgėjo, neuždirba pakankamai pajamų, geriau verstis su paprastesniais, pigesniais įrankiais, kaip „Excel“.

Problemos iškyla vėliau. Verslui augant ateina laikas keisti „Excel“ į rimtesnę VVS programą. Būna, kad ir keliasdešimt žmonių dirba su „Excel“ – nors tai ir nepatogu, sudėtinga, tačiau vis dar nepalieka „Excel“. Tuo sukeliami nepatogumai ne tik personalui, bet ir pristabdoma verslo plėtra, neišnaudojamas potencialas, negaunama galima nauda, mažėja konkurencingumas.

Galų gale, kai jau „Excel“ visiškai nebegali patenkinti poreikių, įmonės, ypač didesnės, atsiduria įdomioje situacijoje. Tų pradinio lygio, standartinių, bet jau tikrų verslo valdymo sistemų funkcijų kaip ir nebeužtenka – įmonė būna peršokusi šių sistemų etapą. Jiems jau reikia sudėtingo ir brangaus sprendimo, o tam reikalingos pakankamai didelės investicijos.

Beje, „Excel“ paminėjau čia daugiau kaip įprastą pavyzdį, nors panaši situacija kyla ir su paprastosiomis, pradinio lygio verslo valdymo sistemomis: delsiama, kol kita pagal įprastą plėtros scenarijų sistema jau nebetenkina.

Tai vienas iš mūsų mentaliteto bruožų, kuris tikrai nepadeda. Vidutinis Lietuvos keliais važiuojančių automobilių amžius yra keliolika metų – tempiama iki paskutiniosios, kol mašina sustoja, o tada jau tenka investuoti daug. Aišku, žmogus gali neturėti pinigų naujam automobiliui, bet įmonei tai yra paprasčiau – jos turi normalias apyvartas, pelnus.

Kriterijai, pagal kuriuos sprendžiama, ar jau reikia pereiti prie galingesnės, funkcionalesnės sistemos, yra pakankamai subjektyvūs, tačiau pasistengiau išskirti kelias, bent šiek tiek objektyvesnes taisykles:

• Naudojama sistema nebesuspėja su darbuotojų galimybėmis

Kadangi profesionalios verslo valdymo sistemos diegimo tikslas yra konkurencinio pranašumo didinimas ir įmonės išskirtinumo stiprinimas, tai viena iš svarbiausių taisyklių – laiku pastebėti, kada naudojami verslo valdymo įrankiai pradeda stabdyti įmonės darbuotojų galimybes. Pavyzdžiui, ilgiau negu norėtųsi yra priimami užsakymai, daugiau laiko užtrunka užsakymus apdoroti, ne taip greitai, kaip klientai pageidauja, reaguojama į jų pastabas, ne taip tiksliai, kaip reikėtų, žinomi sandėlių likučiai.

• Iškyla poreikis palaikyti verslo procesų tvarką

Verslo procesus susitvarkiusiai įmonei kyla iššūkis palaikyti nustatytą tvarką, o čia jau padeda VVS, nes ji sukuria tam tikrą tvarką, kuriai reikia paklusti. Be to, VVS reikėtų diegtis tik susitvarkius standartinius verslo procesus, nes kitaip diegimas bus sunkus ir, kaip rodo praktika, dažnai ne ypač sėkmingas.

• Išsklaidyti duomenys trukdo tęstiniam darbui

Tinkamos, vieningos verslo valdymo sistemos poreikį gali padėti suvokti įmonę palikęs darbuotojas. Dėl išsklaidytų, atskiruose kompiuteriuose ir skirtingai laikomų duomenų tokiu atveju įmonę gali ištikti dalinė amnezija, nes išėjusio darbuotojo valdyta informacija iš dalies, o kartais ir visiškai apmiršta.

• Sutrikimai ima varginti ir stabdyti

Taip, kaip prekes savo automobiliu klientams vežiojusiam vadybininkui vieną diena ateina supratimas, kad laikas pirkti krovininį automobilį, kaip eilinį kartą sulūžus ar sugedus pigiam įrankiui ar staklėms susivokiama, kad geriau pirkti našų ir kokybišką daiktą, kuris veiks keletą metų, taip ateina ir laikas suprasti, kad informacijos valdymui reikalingas rimtas profesionalus įrankis.

• Diegiama specializuota, vienos iš veiklos sričių valdymo sistema

Būna situacijos, kad įmonė, kuri dar neturi profesionalios VVS, jau būna subrendusi specializuotiems vieną iš veiklos sričių valdantiems įrankiams, pavyzdžiui, specializuotai sandėlio ar kontaktų su klientais valdymo, internetinės parduotuvės platformai ir panašiai. Dažnai tokios sistemos efektyviai veikia tik sąveikaudamos su bendra, profesionalia visos įmonės verslo valdymo sistema, kuri, kaip centrinis iešmininkas, sujungia visus verslo valdymo įrankius į vieną visumą.