Kelias į projekto sėkmę – kaip išvengti biudžeto viršijimo?

Daugelis organizacijų kaip pagrindinę grėsmę programinės įrangos projektuose ar skaitmeninės transformacijos iniciatyvose vis dar nurodo finansinio biudžeto viršijimą ir atsilikimo nuo tvarkaraščių riziką. Įdomus ir vertingas klausimas – kaip galima išvengti šių perviršių? Šiame straipsnyje analizuojamos priežastys, dėl kurių gali būti viršytas finansinis biudžetas. Ir, žinoma, ką galima padaryti norint to išvengti.

Realybė yra tokia, kad dauguma organizacijų yra nepatyrusios sėkmingo biudžeto planavime. Viena iš priežasčių yra ta, kad jos programinės įrangos sprendimus modernizuoja arba keičia tik kas 8–10 metų. Dėl to gerai suplanuotas biudžetas tampa tik dar svarbesniu.

Štai 5 pagrindinės biudžeto viršijimo priežastys:

1. Netinkamai sudarytas biudžetas

Tai tikriausiai yra pati paprasčiausia priežastis, kurią galite valdyti. Įsitikinkite, kad biudžeto planas yra užbaigtas ir kad jį galima lanksčiai panaudoti siekiant projekto sėkmės. Projektas sukelia pokyčius, o norint šiuos pokyčius suvaldyti, verta nepataupyti ir investuoti į mokymus galutiniams sistemos vartotojams ir organizacijos pokyčių valdymui (OCM), pavyzdžiui, verslo procesų, organizacinės struktūros bei kultūros atnaujinimui.

2. Prastas pasiruošimo etapas 

Svarbiausia pasiruošimo dalis turi įvykti dar prieš projekto įgyvendinimo partnerio konsultantams įžengiant į pastatą. Norint efektyviai valdyti biudžetą, labai svarbu numatyti, ką norite pasiekti ir kaip tai padaryti dar prieš atliekant biudžeto skaičiavimus. Tinkamas pasiruošimas organizacijos viduje yra esminė sąlyga planuojant finansus.

3. Neįvertina projekto sudėtingumo

Daugelis organizacijų neįvertina naujos programos diegimo proceso sudėtingumo. Šių organizacijų atstovai vis dar tiki, kad tai yra tik techninis projektas ir nekreipia dėmesio į tai, kaip naujas programinis sprendimas  privers darbuotojų komandą dirbti, mąstyti ir veikti visiškai kitaip.

4. Prioritetų pasikeitimas

Derybų metu visas dėmesys skiriamas naujam projektui, visi yra labai įsitraukę ir labai entuziastingi. Deja, vos prasidėjus projektui, pasikeičia prioritetai – dėmesys perkeliamas prie naujų klientų ir užsakymų paieškos, įvyksta neplanuota reorganizacija, svarbūs darbuotojai suserga arba palieka įmonę. Neskyrus reikiamos dėmesio projektui, tenka didesnę darbo dalį perduoti įgyvendinimo partneriui, dėl ko padidėja išlaidos ir biudžetas gali būti viršytas.

5. Papildomos komplikuotos užduotys

Paskutinė svarbi biudžeto viršijimo priežastis yra projekto įgyvendinimo komplikavimas. Daugeliui organizacijų trūksta disciplinos, kad būtų laikomasi dar prieš projekto vykdymą sutarto funkcionalumo ir pokyčių kiekio. Žinoma, kyla pagunda pasiduoti papildomiems organizacijos norams. Bet tai gali pakenkti finansų ir laiko planui bei pakirsti komandų, dirbančių ties projektu, motyvaciją. Todėl geriau yra vengti papildomų komplikuotų užduočių. Visas geras idėjas galima įtraukti į vadinamąjį „optimizavimo sąrašą“ ir jį panaudoti antrame projekto įgyvendinimo žingsnyje, kai pirmasis jau bus užbaigtas. Tai puikus būdas valdyti sudėtingas projekto užduotis bei laikytis savo finansinio biudžeto.